外部監査前の「模擬監査」を回す3ステップ（重大指摘の予防・説明可能な状態づくりを支援）

はじめに

外部監査（ISO 認証審査、顧客監査、当局査察）の3か月前に「模擬監査」を実施するかしないかで、当日の指摘件数は大きく変わります。模擬監査は「外部監査員と同じ視点で社内を点検する」活動ですが、形式的にやると価値が半減します。本コラムでは、模擬監査を実効性のあるものにする3ステップを整理します。

ステップ1：「監査員役」と「被監査側」を完全に分ける

模擬監査でよくある失敗は、同じ品質保証部のメンバーが監査員役と被監査側を兼ねることです。これでは「自分で自分の文書を点検する」のと変わらず、本番の外部監査員視点を再現できません。

対策は、監査員役を「別部門の品質経験者」または「外部コンサル」に委ねることです。社内なら工場の生産技術部や購買部、社外なら ISO 経験 5 年以上のコンサルを 1〜2 日呼びます。被監査側は通常業務通りの対応をし、監査員役は「初見の人として疑問を投げる」役割に徹します。

ステップ2：「3点質問法」で深掘りする

外部監査員の質問は、必ず3段の構造を持っています。①「これを見せてください」（文書要求）②「実際の運用はどうしていますか」（運用確認）③「直近1か月の実例を教えてください」（証跡確認）の3点です。模擬監査でこの3段を再現できないと、「文書はあるが運用が伴っていない」という典型的な指摘パターンを事前検出できません。

対策は、模擬監査チェックリストに「文書／運用／証跡」の3欄を設けることです。各 ISO 箇条について、文書がある→運用されている→直近の実例が出せる、の3段すべてに○が付かなければ要改善とします。○が2/3 以下の箇条はその場で対策を議論し、本番監査までの3か月で必ず3/3 にします。

ステップ3：「指摘候補」を是正処置リストに変換する

模擬監査で見つかった指摘候補を「気づきメモ」のまま放置すると、本番監査で同じ指摘を受けます。模擬監査の価値は、本番までの3か月で全件改善することにあります。

対策は、模擬監査終了直後に指摘候補を「是正処置リスト」として登録することです。各項目に「期限／責任者／改善内容／完了確認方法」の4列を必須とし、月次の品質会議で進捗を確認します。本番監査の1週間前に再度クローズ状況を確認し、未クローズがあれば「対応中・改善計画あり」という形で外部監査員に正直に申告します（隠すと信用を失います）。

模擬監査の標準は「本番の3か月前」「2日間」「8〜12箇条」

模擬監査は、本番監査の3か月前に2日間で実施するのが標準です。1日目で文書系（4.X〜7.X 系）、2日目で運用系（8.X〜10.X 系）を見ます。1回で 8〜12 箇条を扱い、残りは内部監査の通常サイクルでカバーします。

品質カレッジでできること

品質カレッジは、模擬監査チェックリスト（30 項目）と是正処置リストテンプレを教育訓練記録キットに同梱しており、契約前から無料でご利用いただけます。また、ISO 経験者によるオンライン模擬監査（2日間）も別オプションで提供しており、外部監査の重大指摘の予防を目標に伴走します。

監査員役は社外人材を推奨しますが、まずは社内で模擬監査の型を作りたい場合、品質カレッジ「内部監査員養成コース」で2名の監査員役を年内に育成することも可能です。